Ettevõtlus
3 min lugemine
Koosolekud, kus meeskonna liikmed ei asu samas ruumis, sageli isegi mitte samas riigis, on kõigest mõne viimase aastaga valdavaks muutunud. Sääraste koosolekute korraldamise tehnika ei ole aga sama kiiresti ajaga kaasa tulnud, päris sageli läheb koosolekuks plaanitud ajast mõttetult suur osa hoopis tehniliste murede lahendamisele.
Karel Vähi
Telia IT-teenuste juht
Kui kaks inimest tahavad omavahel näost-näkku rääkida, piisab üldjuhul kõige lihtsamatest vahenditest, see on võimalik mõne klikiga kasvõi odavama otsa telefonides. Kui koosolekul peaks aga osalema juba toatäis inimesi, kui seal on vaja näidata slaide ja teha tööd viisil, kus kõigi jutt on kuulda ja arusaadav, pilt selge ja info turvaliselt hoitud, on vaja juba tugevamaid lahendusi.
Videokoosolekud toimuvad – eriti väiksemates ja keskmise suurusega firmades – sageli tavalises, selleks spetsiaalselt kohandamata koosolekuruumis. Vahel on seinale kinnitatud suur ekraan, vahel peavad kõik osalejad ennast ühe sülearvuti kaamera kaudu näitama ja teisi vaatama. Pildi telekasse suunamiseks kulub oma aeg, sest ilmselt on vajalikud juhtmed kusagile kadunud või ei hakka Bluetooth kuidagi koosoleku käivitanud arvutile külge, sahmerdamist on palju, fookus hägustub. Kui koosolekuid on harva, pole sellest suurt midagi, aga kui meeskondade koostöö on firmale tõeliselt oluline, ei ole hea mõte siit kokku hoida.
Mida arvestada videoruumis?
Seega, kui koosolekuid on palju ja nende tulemuslikkus kriitilise tähtsusega, tuleks siit natuke edasi mõelda, koosolekuruum spetsiaalselt videokoosolekute tarbeks välja ehitada. See tähendab, et iga kord ei peaks eraldi otsima kaableid, mis arvutist pildi ekraanile viivad, et kõik kuulevad ja näevad kõiki alates koosoleku esimestest hetkedest. Sellises ruumis on vaja läbi mõelda kõlarite ja mikrofonide paigutus, kaameranurk püsivalt niimoodi paika ajada, et keegi pildilt välja ei jääks. Ideaalses koosolekuruumis saab ühe nupulevajutusega liituda just selle platvormi videokõnega, mis vaja, on see siis üldlevinud Teams või Zoom või midagi kolmandat, näiteks Cisco Webex või Pexip. See tähendab, et pärast koosolekukutse saamist ei ole vaja enam rohkem midagi mõelda ega nuputada, vaid võib kohe tööga pihta hakata.
Sellise ruumi sisustamiseks tootavad suurepäraseid vahendeid näiteks Cisco ja Lenovo. Cisco toodangust võib esile tuua Room-seeria seadmed. Neid on ootuspäraselt igale vajadusele, alates väiksematesse ruumidesse, paari osalejaga koosolekutele sobivast Room Bar’ist kuni suuri auditooriumeid täitvate Room Kit Plus lahenduseni.
Room Bar, tooteperekonna väikseim lüli sisaldab siiski hulga võimast arvutijõudu – seinale kinnitatavas seadmes on lainurkkaamera, sisse ehitatud kõlarid ja mikrofonid. Kaamerapilti ja helikvaliteeti aitab parandada tehisaru, koosolekutega liitumine käib mugavalt juhtekraani kaudu. Sinna saab ühendada kuni kaks ekraani, lisada vajaduse järgi väliseid mikrofone ja kõlareid. Tooteperekonna järgmised osad toovad rohkem sisseehitatud tehnikat, kõlareid ja kaameraid, rohkem võimalusi väliste ekraanide ühendamiseks.
Lenovo vastavad tooted on koondatud perekonda nimega Thinksmart. Sealgi leidub kõike, alates väiksematest paari kaameraga seadmetest kuni suurte auditooriumite teenindamiseks sobilike lahendusteni.
Küsi abi spetsialistilt
Sellise koosolekuruumi sisustamine pole siiski kerge ülesanne. Seadmete valimine ja nende paika panemine nõuab eelteadmisi ja tööd, seadmete ostmine on mõistagi ka eraldi investeering. Pealegi peaks siis firmas leiduma keegi, kes suudaks neid hooldada, vajadusel muresid lahendada.
Kõige hõlpsam on tehnilised küsimused jätta ekspertidele. Telia saab siinkohal appi tulla – suudame aidata valida kõige sobivamad seadmed, need täpselt vastavalt vajadustele paika panna, häälestada ja hiljem ka töös hoida. Seda viimast teeme reeglina kaughalduse vahenditega, vajaduselt tuleme ka kohale.
Hästi jämedalt arvutades võib öelda, et tühjast toast asise koosolekuruumi tegemine maksab umbes 100 eurot kuus. Kahtlemata on võimalik ka kõvasti rohkem kulutada, kuid selle summa eest saab nüüdisaegsete vahenditega varustatud koosolekuruumi, kus kõik videokoosolekud algavad ühe nupulevajutusega täpselt plaanitud ajal, kus kõigu jutt on kogu aeg hästi kuulda ja pilt selge nagu vaja.
