Быть в офисе ≠ работать

Лето в наших краях проходит почти незаметно, так что очень хочется прожить его на всю катушку. Лучший способ для этого – часть рабочих дней провести не в привычном офисе, а устроить контору, например, на даче.

Для людей многих профессий, таких как, к примеру, бухгалтер, программист, дизайнер и т.п., присутствие в офисе с восьми до пяти не гарантирует эффективности и результата. Правда и то, что пока никакие компьютерные программы не способны в полной мере заменить личную встречу. И все же, постепенно становится все больше технических возможностей, которые позволяют результативно трудиться, физически не присутствуя в офисе.

Как?

Супербыстрый мобильный интернет, который доступен, практически, по всей Эстонии, решения для видеоконференций и всевозможные электронные системы и приложения, в которых можно вести совместную работу над любым проектом, позволяют решать текущие задачи, пользоваться нужными табличками Excel и готовить презентации в любое подходящее время и в любом месте.

Если вы еще не пользуетесь дигитальными помощниками, чтобы удобнее организовать свою работу и улучшить коммуникацию в команде, читайте внимательно! Для начала мы расскажем о самых популярных.

Для обмена информацией и общения:

Slack – очень удобное приложение, специально разработанное для команд, чтобы делиться информацией с коллегами (просто в использовании).

Fleep – приложение, в котором можно хранить все свои беседы, объединяет в единой среде электронную почту и чаты (легко находить информацию).

Для планирования и совместной работы:

Trello – интернет-среда для планирования и организации совместной работы (просто в использовании, широкая функциональность).

Asana – система управления проектами в группах до 30 человек и индивидуального планирования (позволяет получать полный обзор текущих проектов).

Clanbeat – созданная в Эстонии программа, полезная для отдела персонала и руководителей коллективов. Она создает структуру для анализа групповой динамики, позволяет понять, каким образом можно развивать потенциал, следить за достижением целей. Особенно полезна, если люди в команде физически не встречаются (идеальный рабочий инструмент для руководителя).

Для организации инфопотока:

G-Suite – набор корпоративных облачных сервисов для совместной работы: электронная почта, администрирование документов, календарь и т.д. (решение для предприятия «все-в-одном»).

Office 365 – электронная почта, администрирование документов, календарь (качественная и надежная офисная программа).

Deekit – созданная в Эстонии виртуальная маркерная доска для тех, кто работает дистанционно, помогает проводить собрания по интернету. (облегчает внутреннюю коммуникацию).

Для организации продаж:

Pipedrive – CRM-система для небольших отделов продаж с большими амбициями. Удобный инструмент управления воронкой продаж, который можно адаптировать под любой бизнес (веб-среда и приложение, просто в использовании).

Что может сделать работодатель?

Идея дать работнику больше свободы в планировании своего времени и выбора места порой требует от работодателя достаточно сильно изменить свои принципы и представления об организации труда. В действительности же, смысл работы сотрудника состоит не в том, чтобы ходить в офис, а в том, чтобы выполнять цели и задачи, о которых вы договорились. Конечно, такое подход требует обоюдного доверия. Больше рассуждений на эту тему вы можете прочитать в этой статье (на англ. яз.).

Если предприятие пользуется интранетом, общим сетевым диском или иным техническим решением, к которому нужно будет обеспечить внешний доступ, следует создать решение для объединения локальных сетей. Оно гарантирует защищенный доступ к документам и рабочим программам, когда кто-то находится вне офиса.

По возможности оборудуйте помещение для совещаний современными устройствами для видеоконференций. Такое решение позволит участвовать в собрании посредством видеозвонка с компьютера или смартфона, так что участники не должны будут обязательно физически находиться в конторе.

• Предварительно обдумайте, все ли необходимое для дистанционной работы у вас есть?
• Приобретите надежные наушники с микрофоном. Качественный звук намного важнее, чем размытая (да и хорошая тоже) картинка с веб-камеры. Если ваши собеседники не слышат вас, звук то и дело пропадает, из совещания не выйдет ничего путного.
• Если вы планируете работать из деревни или с дачи, возможно, там не имеется постоянного интернет-соединения. Имеет смысл заранее оценить качество (мобильной) связи, чтобы оно позволяло, к примеру, делиться в реальном времени изображением. Это важно, если вы совместно с коллегами составляете документы или делаете презентацию. Если качество сети оставляет желать лучшего, вам поможет внешняя антеннаи отдельный 4G-роутер, к которому дополнительно можно взять SIM-карту 4
• Нужно помнить и о том, что большинство людей на дистанционной работе трудятся больше времени, чем делали бы это в офисе. Поэтому установите для себя четкие пространственные и временные границы для рабочего и свободного времени, чтобы они оставались в равновесии.

В ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Многочисленные исследования и истории реального пользовательского опыта показывают, что большая свобода улучшает самочувствие и повышает удовлетворенность работников, что напрямую связано с удовлетворенностью клиентов. Кроме того, продуктивность, скорее, увеличивается, чем снижается, поскольку домашний офис позволяет лучше сосредоточиться на задаче.