Может ли удаленная работа быть еще более эффекивной?

Тысячи офисных работников уже более двух месяцев работают из дома. Несмотря на послабления ограничений чрезвычайного положения разумно будет еще какое-то время продолжать работать из дома, чтобы избегать лишних контактов.

Многие предприятия еще до объявления чрезвычайного положения позволяли работать удаленно, но ситуация, когда почти все служащие сразу были отправлены работать из дома, стала серьезным испытанием и для работников, и для работодателей. Проблемы создавали недостаточные скорости домашнего интернета, ограничения объема звонков и передачи данных, непривычная для работы обстановка, например, когда, помимо трудовых задач, приходилось заниматься и оставшимися дома детьми. Испытанию подверглись  и системы работодателей, которые хорошо работали в прошлом, но оказались недостаточно надежными при увеличении рабочей нагрузки. Например, решения VPN у многих были настроены так, чтобы некоторые работники могли время от времени поработать удаленно. Теперь же пришлось быстро менять настройки, чтобы решение бесперебойно работало и при повышенной нагрузке. В некоторых фирмах администрирование рабочих мест было организовано так, что обновления программного обеспечения и резервное копирование могли происходить исключительно в офисной сети. Однако в создавшейся ситуации компьютерам, покинувшим привычное рабочее место, требовалось новое программное обеспечение, позволяющее им работать в домашнем офисе.

В кризисный период возрастает потребность в обмене информацией, и многие наверняка сталкивались с ситуацией, когда контактный или информационный телефон поставщика услуг постоянно занят. Эта проблема легко решается – можно создать т.н. цепочку вызовов, иными словами, когда основной номер занят, звонок переадресовывается другому сотруднику, независимо от того, где тот физически находится.

Хотя многие проблемы, связанные с удаленной работой, на сегодняшний день уже решены, здесь несколько простых рекомендаций, как сделать удаленный рабочий процесс еще удобнее, безопаснее и эффективнее:

• Многие предприятия застраховали свое оборудование. С устройствами, которые переносятся с места на место, обычно случается больше неприятностей, чем со стационарными. Если при составлении страхового договора не учитывались потребности удаленной работы, то действующей страховой защиты может быть недостаточно. Поэтому стоит проверить страховые договоры и убедиться, что страховая защита отвечает потребностям текущей ситуации.
• Предназначенные для работы устройства должны быть хорошо защищены, а компьютеры, которые больше не находятся в безопасной рабочей сети, требуют особого внимания. Например, больше внимания следует уделять обновлению программного обеспечения, но работник не должен ни в коем случае по собственной инициативе устанавливать новое программное обеспечение на рабочем компьютере. Пользователь может ненароком настроить программу, которая позволит злоумышленниками получить доступ к его компьютеру, а оттуда они смогут добраться и до внутренней сети предприятия. Один компьютер, захваченный мошенниками, может поставить под угрозу инфорсистемы всей фирмы.
• Рабочий компьютер должен использоваться только для работы. Например, его нельзя передавать другим членам семьи. На первый взгляд кажется, что нет ничего страшного в том, что ребенок попользуется рабочим компьютером для выполнения и отправки своей домашней работы. В то же время были реальные случаи, когда вместо домашнего задания случайно отправляли конфиденциальные документы. Один из наиболее ярких примеров: ребенок по ошибке разослал всему классу незаконченный анализ, в котором содержались данные множества клиентов.
• Конфиденциальные данные в компьютерах должны быть зашифрованы, так как компьютер может попасть в руки третьих лиц независимо от желания сотрудника. На улице становится теплее, впереди послабления ограничений чрезвычайного положения, а это значит, что люди снова начнут больше перемещаться и работать на свежем воздухе. Например, украв забытый в машине компьютер, злоумышленник может скопировать с жесткого диска все незашифрованные файлы и электронные письма.
• Если домашним интернетом пользуется несколько человек сразу и соединение недостаточно качественное для работы, или просто хочется поработать на свежем воздухе, то есть несколько способов обеспечить хорошее подключение к интернету. Одна из возможностей – вставить в ноутбукспециальную SIM-карту мобильного интернета. Объем мобильного интернета, включенный пакет,  можно разделять и пользоваться им в разных устройствах. Если в компьютере нет гнезда для SIM-карты, то решением станет т.н. карманный WiFi-роутер. Это роутер 4G, который распределяет интернет находящимся поблизости устройствам, создавая персональную зону действия WiFi. По сути это то же самое, что и телефонный хот-спот, но роутер не разряжает телефонную батарею и не зависит от телефона. При подключении компьютера к телефонному хот-споту соединение часто прирывается, например, если отойти от телефона подальше или принят входящий звонок.
• Об эргономике офиса заботится работодатель, но даже при удаленной работе необходимо следить за тем, чтобы место, выбранное для работы, было максимально комфортным. Иногда вы можете позволить себе поработать на диване или в кресле, но если вы проводите весь день за компьютером, то вам следует выбрать хорошо освещенное место со столом и удобным стулом или рабочим креслом. От работы в неудобной позе, прежде всего, страдает спина, шея и плечевой пояс, но также чрезмерному напряжению могут подвергнуться также руки и ноги. В идеале рабочий стол должен стоять у окна. Обязательно делайте перерывы и разминайтесь. Во время телефонных разговоров стоит вставать и двигаться.
• Если основным рабочим инструментом являются всевозможные таблицы, приходится вводить много информации или почти весь день уходит на обработку текстов, то работа с ноутбуком может оказаться слишком утомительной для глаз. В этом случае работодатель должен по запросу сотрудника обеспечить ему дополнительный монитор, а также мышь и клавиатуру.
• Многие предприятия начали шире использовать решения для видеоконференций. Наверняка знакомы ситуации, когда при организации видео-совещаний возникали сбои или иные проблемы. Если качество соединения недостаточно хорошее, стоит выключить видеокамеру и ограничиться звуком. Это значительно снижает нагрузку на сеть. Чтобы обеспечить максимальное качество звука и избавиться от фоновых шумов, стоит пользоваться наушниками, а на время, когда сами не говорите, включать режим mute.