Kohtume Teamsis! Nipid, kuidas koosolekuid efektiivselt ja turvaliselt läbi viia 

Viimase pandeemia raames sai Microsoft Teams sünonüümiks nii kodus töötamisele, õppetöö läbiviimisele kui ka arstikonsultatsioonidele.

Kas kaugtöö on lõppkokkuvõttes positiivne või negatiivne, on eraldi arutelu küsimus, kuid seni, kuni seda praktiseeritakse, on oluline tagada selle mugavus, turvalisus ja efektiivsus.  Selleks vaatame administraatori pilguga mõningaid seadistusi, mida tasuks koosolekute läbiviimisel rakendada.

Suur osa igapäevasest Teamsi kasutamisest keskendub eelkõige koosolekutele, kuid nende korraldamine võib olla tihti tülikas, eriti kui üritatakse rakendada erinevaid seadistusi vastavalt koosoleku tüübile või auditooriumile. Näiteks võime pidada delikaatseid sisekoosolekuid, kuhu ei tohiks sattuda välised isikud, või vastupidi, avalikke koosolekuid, kuhu ootame kõiki huvilisi. Selleks on võimalik luua erinevaid malle vastavalt vajadusele.  

Avalikud vs sisekoosolekud  

Mõned mallid, nagu eelregistreeritud “Veebiseminar” ja suurele publikule mõeldud “Kohtumiskoosolek”, on juba Microsofti poolt ette nähtud. Kui need mallid ei ole piisavad, saab administraator luua uusi malle vastavalt vajadusele. Näiteks sisekoosolekute jaoks võiks nõuda, et osalejad oleksid organisatsiooni liikmed, mis välistab võõrad isikud, isegi kui nad saavad kutsed ekslikult. Samal ajal saab näiteks ooteruumi ja eelregistreerimise funktsioonid välja lülitada, et osalejatel oleks lihtsam liituda.  

Avalike koosolekute nagu näiteks koolituste ja infominutite korraldamiseks tasub aga näiteks välja lülitada vestlus ning vajadusel selle asemel pigem käivitada „K ja V“ (küsimuste ja vastuste moodul). Kindlasti tasuks kaaluda ka nn „Green Room“ võimaluse kasutamist. See võimaldab koosoleku käima tõmmata kaasates ainult korraldajad. Seal saab rahulikult ära testida kõik mikrofonid ja muud seadistused ning alles siis lubada ooteruumist kuulajad sisse. Jääb ära tavapärane sahmerdamine ürituste alguses.  

Turvalisus ennekõike 

Delikaatsemate koosolekute korral on mõistlik kaaluda lõpp-punktide vahelist krüpteerimist (E2EE), vesimärkide rakendamist ja vestluse kopeerimise ja edastamise keelamist. Kui on vaja regulaarselt kaasata turvaliselt välispartnereid, on soovitatav seadistada ka cross-cloud koosolekud, lisades vastaspoole Tenant ID lubatute hulka. 

Kui seadistused paigas, siis tasuks ka kaaluda brändingu lisamist, et teha koosolekut kutsed personaalsemaks. Selleks saab lisada kutsetele oma asutuse pildi või logo, lingid privaatsuspoliitikale ning abi saamiseks ja ka teksti lisamiseks kutse jalusesse. Kui kasutada võimalusi loominguliselt, saab teha kutsed vägagi silmapaistvaks ning kasutajasõbralikuks. Lisaks eelnevale saab luua ka oma asutusele kujundatud taustasid, mis võimaldab oma brändingut kuvada ka terve koosoleku ajal.  

Selliste lihtsate nippide abil on võimalik keskenduda vastavusnõuetele, kus koosolekumallid võimaldavad hõlpsalt hallata täielikku krüptimist, osalejate nähtavust ja salvestamisõigusi ning rakendada tundlikkuse silte. Lisaks aitavad kohandatud taustad säilitada privaatsust ja konfidentsiaalsust ning suurendavad kaasatust, võimaldades luua interaktiivsemaid kogemusi ja näidata organisatsiooni ühtsust ja professionaalsust koosolekutel.