Зеленое мышление
Чтение на 1 мин
В рамках последней пандемии приложение Microsoft Teams стало синонимом как для удаленной работы и учебы, так и для консультаций с врачом.
Хороша или плоха удаленная работа в целом – это отдельная тема для обсуждения, но пока такую работу практикуют, важно обеспечить ее удобство, безопасность и эффективность. Поэтому давайте взглянем с точки зрения администратора на некоторые настройки, которые стоит применять при проведении совещаний.
Большая часть повседневного использования Teams в основном сосредоточена на совещаниях, но их часто бывает сложно организовать, особенно при попытке применить различные настройки в зависимости от типа или аудитории собрания. Например, мы можем проводить конфиденциальные внутренние встречи, где не должно быть посторонних, или, наоборот, публичные собрания для всех, кому это интересно. Для этого можно по мере необходимости создавать разные шаблоны.
Публичные и внутренние совещания
Некоторые шаблоны, такие как «Вебинар» с предварительной регистрацией и «Собрание» для большой аудитории, уже предоставлены Microsoft. Если этих шаблонов недостаточно, администратор может по мере необходимости создавать новые шаблоны. Например, для внутренних совещаний можно установить требование, чтобы участники были членами организации, что исключает посторонних, даже если они по ошибке получили приглашения. При этом, например, можно отключить функции зала ожидания и предварительной регистрации, чтобы участникам было проще подключиться.
Для организации публичных встреч, таких как обучения и брифинги, стоит, например, отключить чат и при необходимости запустить вместо него «В и О» (модуль вопросов и ответов). Определенно стоит рассмотреть возможность использования т.н. варианта «Green Room». Это позволяет начать совещание, привлекая только организаторов. Там можно спокойно протестировать все микрофоны и другие настройки и только потом подключить слушателей из зала ожидания. Так удастся избежать привычной суматохи в начале мероприятия.
Безопасность прежде всего
Для более конфиденциальных встреч целесообразно рассмотреть возможность сквозного шифрования (E2EE), применения водяных знаков и запрета копирования и пересылки разговора. Если регулярно требуется безопасно привлекать внешних партнеров, рекомендуется также настроить межоблачные собрания, добавив в список допуска Tenant ID другой стороны.
Когда настройки установлены, также следует рассмотреть возможность добавления символики бренда, чтобы сделать приглашения на совещание более персональными. Для этого можно добавить к приглашениям изображение или логотип учреждения, ссылки на политику конфиденциальности и для получения помощи, а также добавить текст в нижний колонтитул приглашения. Если творчески использовать эти возможности, можно сделать приглашения очень заметными и удобными для пользователя. В дополнение к вышесказанному также можно создавать фоны, предназначенные для учреждения, что позволит отображать свой бренд в течение всей встречи.
С помощью этих простых приемов можно сосредоточиться на требованиях соответствия, где шаблоны совещаний позволяют легко управлять сквозным шифрованием, видимостью участников и правами на запись, а также применять метки конфиденциальности. Кроме того, настраиваемый фон помогает поддерживать приватность и конфиденциальность, а также повышает вовлеченность, обеспечивая более интерактивный опыт и демонстрируя на совещаниях единство и профессионализм организации.
